Προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι διαχειριστές αποθήκης

Απαιτείται μια ομάδα για τη δημιουργία μιας επιτυχημένης εταιρείας. Κάθε μέλος αυτής της ομάδας είναι υπεύθυνο για τα καθήκοντά του. Κατά την προσπάθεια εκπλήρωσης αυτών των ευθυνών, συχνά προκύπτουν δυσκολίες. Το αν το πλήρωμα μπορεί να πετύχει τον στόχο του εξαρτάται από το τι θα συμβεί στη συνέχεια.

Ένα από τα κρίσιμα μέλη της ομάδας που υποστηρίζουν την επιτυχία οποιασδήποτε εταιρείας που ασχολείται με την πώληση και τη διανομή αγαθών είναι ο διαχειριστής της αποθήκης. Οι διαχειριστές αποθήκης πρέπει να είναι πολυμήχανοι, προκλητικοί και έξυπνοι, δεδομένων των εκτεταμένων καθηκόντων τους να διατηρούν τα πράγματα ομαλά. Δεν υπάρχουν όμως δυσκολίες στη δουλειά του διαχειριστή αποθήκης; Καθόλου, όχι. Αλλά ανεξάρτητα από τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν στη δουλειά, υπάρχει πάντα μια λύση.

Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για μερικά από τα πιο συχνά ζητήματα που αφορούν τη διαχείριση της αποθήκης και πώς να τα αποφύγετε.

Κοινές προκλήσεις που αντιμετωπίζει κάποιος στη διαχείριση αποθήκης και πώς να τις διορθώσει:

Τα ζητήματα αποθήκης μπορούν όλα να επηρεάσουν την ταχύτητα, την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας αποθήκης και ολόκληρου του δικτύου σχετικών διαδικασιών. Τις περισσότερες φορές, αυτά τα λάθη ανακαλύπτονται μόνο μετά την έναρξη της διαδικασίας ή ακόμη και μετά το τέλος της. Συνήθως είναι πολύ αργά για να διορθωθεί το σφάλμα σε εκείνο το σημείο, και μπορεί ακόμη και να είναι πολύ αργά για να μειώσει το κακό που έχει προκληθεί. Ωστόσο, εάν γνωρίζετε τα διάφορα προβλήματα που θα μπορούσαν να προκύψουν στη λειτουργία της αποθήκης σας, μπορείτε να τα προβλέψετε και να αποτρέψετε εξαρχής την πρόκληση ζημιών.

1. Επιλογή βελτιστοποίησης

Χρειάζεστε βοήθεια με την προσέγγιση επιλογής σας; Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την αύξηση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας, ακόμη και μια μέτρια προσαρμογή στη διαδικασία επιλογής σας θα μπορούσε να επηρεάσει σημαντικά την παραγωγικότητα και τα οικονομικά σας αποτελέσματα.

Τα περισσότερα ζητήματα διαχείρισης αποθήκης προκύπτουν κατά τη συλλογή. Ωστόσο, αυτό το πρόβλημα είναι συχνά το αποτέλεσμα σφαλμάτων που έγιναν κατά τη λήψη ή την κατάργηση των καθηκόντων. Η κακή επιλογή μπορεί εύκολα να διαταράξει ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων όταν οι καθημερινές δουλειές και οι αποφάσεις ολοκληρώνονται γρήγορα για να βοηθήσουν έναν επείγοντα πελάτη σε ένα αγχωτικό περιβάλλον.

Καθώς τα συστήματα ραδιοσυχνοτήτων και φωνητικών κατευθυνόμενων συστημάτων γίνονται κοινά, αυτό το πρόβλημα μπορεί να επιλυθεί. Όποια μορφή και αν χρησιμοποιείται, είναι σημαντικό να τηρείται αυστηρά οι κανόνες, ακόμη και όταν εμφανίζονται καταστάσεις που κάνουν τη συμμόρφωση να φαίνεται αντιφατική. Τα κύρια δεδομένα θα απαιτούν συνεχή συντήρηση για να διατηρηθεί η ακρίβεια και η αξιοπιστία του συστήματος.

2. Απεριποίητη και ακατάστατη διάταξη αποθήκης

Το αυξανόμενο κόστος αποθήκευσης με την πάροδο του χρόνου ανάγκασε τους διαχειριστές της αποθήκης να χρησιμοποιούν τον χώρο τους πιο αποτελεσματικά. Η αναποτελεσματική χρήση του χώρου έχει ως αποτέλεσμα την έλλειψη αποθήκευσης, η οποία εξακολουθεί να είναι ένα ευρέως διαδεδομένο πρόβλημα στις αποθήκες.

Αυτό το ζήτημα μπορεί να επιλυθεί δημιουργώντας ένα ιδανικό σχέδιο αποθήκης. Αυτό το σχέδιο συνεπάγεται την πλήρη αξιοποίηση του χώρου του δαπέδου και του κατακόρυφου χώρου, ενώ εξακολουθεί να αφήνει αρκετό χώρο για τους εργάτες της αποθήκης να περάσουν. Περιλαμβάνει επίσης την έρευνα τρόπων χρήσης μηχανημάτων και αυτοματισμών για τη μείωση των δαπανών εργασίας και εργασίας, τη βελτίωση της προσβασιμότητας των προϊόντων της αποθήκης, τη συστηματοποίηση της ταξινόμησης των αποθεμάτων και τη διασφάλιση ότι το απόθεμα αποθηκεύεται με ασφάλεια.

Ερευνήστε τεχνολογία όπως ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης (WMS) που μπορεί να σας βοηθήσει στον σχεδιασμό της διάταξης της αποθήκης σας. Εάν υποβάλετε τις διαστάσεις και τις μετρήσεις της αποθήκης και των αντικειμένων σας, ορισμένα WMS μπορούν να σας παρουσιάσουν ένα τρισδιάστατο μοντέλο της ιδανικής διάταξης. Σκεφτείτε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα αποθήκευσης και ανάκτησης (AS/RS), ένα δίκτυο εξοπλισμού ελεγχόμενου από υπολογιστή που αυτοματοποιεί τις δραστηριότητες συλλογής και απόσυρσης. Ένα AS/RS σάς βοηθά να εξοικονομήσετε μεγάλη ποσότητα άδειου χώρου αποθήκης και να ενισχύσετε την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα των εργασιών σας.

3. Ανεπαρκής προγραμματισμός για εποχικές απαιτήσεις

Ενώ ορισμένες κατηγορίες προϊόντων απολαμβάνουν σταθερή ζήτηση καθ' όλη τη διάρκεια του έτους, άλλες παρουσιάζουν εποχιακές αυξήσεις στη δημοτικότητα. Οι ξαφνικές αυξήσεις της ζήτησης που σας ακινητοποιούν μπορεί να είναι αρκετά επιζήμιες επειδή η αποθήκη σας μπορεί να μην είναι εξοπλισμένη για να εκπληρώσει τις παραγγελίες. Αυτή η αιχμή μπορεί να προκύψει από το ότι χρειάζεστε περισσότερες προμήθειες ή ξέρετε πού να τις τοποθετήσετε με τόσο μικρή ειδοποίηση. Για να είστε έτοιμοι να χειριστείτε τα μεταβαλλόμενα επίπεδα αποθεμάτων σας, είναι σημαντικό να ενημερώνεστε για τις τρέχουσες τάσεις της αγοράς και τις διακυμάνσεις της ζήτησης για τα προϊόντα που διαχειρίζεστε.

Η επικοινωνία με τους κατασκευαστές, τους προμηθευτές, τους εμπόρους, τους μεταφορείς και οποιεσδήποτε άλλες πηγές μπορεί να έχετε στον κλάδο σας είναι η απλούστερη μέθοδος αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος. Συνεργαζόμενοι για να ανταποκριθούν αποτελεσματικά, ολόκληρη η αλυσίδα εφοδιασμού ενημερώνεται για τις αλλαγές στη ζήτηση.

Απαιτήστε τεχνικές πρόβλεψης ζήτησης για να προβλέψετε τα στοιχεία που πρέπει να αποθηκεύσετε στο απόθεμά σας για την εποχή.

4. Ποιοτικός έλεγχος

Πολλές φορές, οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τον ποιοτικό έλεγχο επιλέγουν, συσκευάζουν και αποστέλλουν τα αγαθά απογραφής, με αποτέλεσμα να παραβλέπονται πολλά λάθη μέχρι να παραδοθεί το αντικείμενο στον πελάτη. Αυτό το λάθος είναι διαδεδομένο σε καταστάσεις πανδημίας όπου οι αποθήκες προσπαθούν να αποστείλουν περισσότερα ενώ έχουν λιγότερους υπαλλήλους. Για να διασφαλίσετε καλύτερη διαχείριση αποθεμάτων και να αποφύγετε προβλήματα στην αλυσίδα εφοδιασμού, θα πρέπει ιδανικά να έχετε διαφορετικό επίπεδο ποιοτικού ελέγχου. Αυτό το πρόσθετο επίπεδο δύναμης μπορεί συχνά να λειτουργήσει ως κίνητρο για να χειριστούν θέματα ρουτίνας απογραφής με μεθοδικό τρόπο που προάγει την υπευθυνότητα.

5. Τυχαία απόλυση

Η επιλογή παραγγελιών—η επιλογή προϊόντων από τις τοποθεσίες αποθήκευσης τους σε μια αποθήκη για την πλήρωση μιας παραγγελίας—είναι όπου παρατηρείται συχνά πλεονασμός. Η παραλαβή παραγγελιών είναι συνήθως μια δραστηριότητα ενός ατόμου σε μικρότερες αποθήκες, όπου υπάρχει ελάχιστη ανοχή για σφάλματα. Ωστόσο, σε μια μεγαλύτερη αποθήκη, πολλά άτομα συνεργάζονται για να διαλέξουν αντικείμενα από διάφορες τοποθεσίες για να εκπληρώσουν μια παραγγελία. Πολλοί υπάλληλοι που χειρίζονται την ίδια παραγγελία αυξάνουν την πιθανότητα σφαλμάτων όπως η επιλογή υπερβολικού αριθμού των ίδιων αντικειμένων.

Ξοδεύοντας χρήματα για την τεχνολογία, όπως μια σύγχρονη σύστημα εκτέλεσης αποθήκης (WES), που θα σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες στην αποθήκη σας, είναι μια λύση. Για να μειώσετε τον πλεονασμό κατά την επιλογή παραγγελιών, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία γραμμωτού κώδικα για να σαρώσετε τα προϊόντα που επιλέχθηκαν για την παραγγελία και να βάλετε το σύστημα να προειδοποιεί τον χρήστη για τυχόν αντιγραφή.

6. Χαμηλή σύνδεση και ιχνηλασιμότητα

Η τεχνολογία έδωσε τη δυνατότητα να προσδιοριστεί ποιος κατασκεύαζε τις πρώτες ύλες, ποιος τις μετέφερε, σε ποια παρτίδα ανήκαν, πότε και πού ταξίδεψαν, καθώς και τα επόμενα στάδια και ποιος ήταν υπεύθυνος. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν πρέπει να αποκτήσουμε και να συλλέξουμε τα δεδομένα για να τα χρησιμοποιήσουμε πλήρως και να καταγράψουμε κάθε στάδιο της αλυσίδας.

Αυτό το πρόβλημα μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια του ελέγχου των προϊόντων και της αξιοπιστίας της προμήθειας. Η αξιοποίηση νέου λογισμικού, εφαρμογών και εργαλείων, συνδέσεων εντός και εκτός της αποθήκης βοηθά στο σχεδιασμό και την υλοποίηση της εφοδιαστικής αλυσίδας.

7. Κακός έλεγχος αποθεμάτων

Οποιοδήποτε από αυτά τα προβλήματα μπορεί να υποδεικνύει ότι πρέπει να καταγράφετε με ακρίβεια και να ενημερώνετε τακτικά το απόθεμά σας. Τα σφάλματα είναι σχετικά εύκολα επειδή οι διαδικασίες χειροκίνητου ελέγχου αποθέματος αφήνουν πολλές πιθανότητες για ανθρώπινο λάθος. Συμβαίνουν περιστασιακά όταν χρησιμοποιείτε μη ενημερωμένο λογισμικό.

Μια προσέγγιση για την επίλυση αυτών των ζητημάτων με την αποθήκη είναι η μετάβαση σε μια νεότερη λύση. Αυτή η προσέγγιση θα μπορούσε να είναι είτε ένα σύστημα σχεδιασμένο ειδικά για τη διαχείριση αποθεμάτων είτε μια συμβατική εφαρμογή διαχείρισης αποθήκης με δυνατότητες διαχείρισης αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο. Ένα τυπικό σύστημα συλλέγει πρώτα τα δεδομένα του αποθέματός σας χρησιμοποιώντας μια σταθερή ή κινητή συσκευή, όπως έναν σαρωτή γραμμωτού κώδικα. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται στη συνέχεια από τη λύση λογισμικού σας για την καταγραφή και τη διατήρηση της παρακολούθησης του αποθέματός σας.

8. Ανεπαρκής έλεγχος ζημιών

Δυστυχώς, η ζημιά είναι συχνό πρόβλημα στις αποθήκες, ιδιαίτερα σε αυτές που χειρίζονται πολλά προϊόντα και βαριά μηχανήματα. Ενώ μπορεί να είναι δύσκολο να αποφευχθεί η ζημιά, υπάρχουν πάντα τεχνικές για την ελαχιστοποίησή της.
Εγκαταστήστε εξοπλισμό ασφαλείας όπως συστήματα μεταφοράς συσσώρευσης, ειδικά δίχτυα ραφιών, συστήματα κλειδώματος, προειδοποιητικές ράβδους χαμηλής απόστασης και προστατευτικά ραφιών παλετών. Βεβαιωθείτε ότι οι διάδρομοί σας είναι καλά φωτισμένοι και αρκετά ευρύχωροι ώστε να επιτρέπουν στους ανθρώπους να μετακινούνται γρήγορα στα εμπορεύματά σας. Αυτές οι προφυλάξεις θα σας βοηθήσουν να προστατεύσετε το προσωπικό, την περιουσία και το απόθεμά σας και να αποτρέψετε ατυχίες στο χώρο εργασίας.

Επιθεωρείτε τακτικά κάθε χώρο της αποθήκης σας για τυχόν ενδείξεις εξοπλισμού, αποθήκευσης ή ζημιάς στο όχημα. Για παράδειγμα, αναζητήστε υπερπληθυσμό, ρωγμές και σπασίματα στα ράφια αποθήκευσης και στις παλέτες σας. Επιπλέον, προσέξτε για τυχόν ζημιές που μπορεί αργότερα να προκαλέσουν προβλήματα, όπως ζημιά στο νερό ή ακόμα και προσβολές από παράσιτα.

Γιατί έχει σημασία?

Μία από τις πιο κρίσιμες λειτουργίες σε μια αποθήκη είναι η διαχείριση της αποθήκης, την οποία πρέπει να προσέξεις. Δεδομένου ότι τα περισσότερα καθήκοντα διαχείρισης αποθήκης είναι αλληλένδετα κατά κάποιο τρόπο, ένα σφάλμα σε ένα μπορεί να οδηγήσει σε ακριβά λάθη σε άλλους. Μπορεί να χάσετε χρήματα και να καταρρεύσετε τις λειτουργίες της αποθήκης σας λόγω τυχαίας απολύσεως, αποδιοργανωμένης αποθήκης και κακής διαχείρισης αποθεμάτων. Η έλλειψη προετοιμασίας για την εποχική ζήτηση, η κακή διαχείριση παραγγελιών, το υψηλό κόστος εργασίας και ο αναποτελεσματικός έλεγχος των ζημιών παίζουν επίσης ρόλο. Μπορείτε να μειώσετε τη ζημιά που προκαλείται από αυτά τα σφάλματα ή να αποτρέψετε την εμφάνισή τους, αποκτώντας γνώση σχετικά με τις δυσκολίες που μπορεί να αντιμετωπίσει η αποθήκη σας και τις λύσεις τους.

Τέλος, μην υποθέσετε ότι οι διαχειριστές αποθήκης δεν είναι ικανοποιημένοι. Είναι ικανοποιητική δουλειά που πληρώνει καλά. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, γίνεστε πιο επιδέξιοι στο χειρισμό προβλημάτων καθώς προχωράτε. Επιπλέον, θα ήταν εξαιρετικό εάν χρησιμοποιούσατε τις προηγμένες λύσεις διαχείρισης αποθήκης που είναι διαθέσιμες για να βελτιώσετε τις διαχειριστικές σας ικανότητες, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το προσωπικό σας και να τηρείτε τις προθεσμίες.