Πώς η εφαρμογή λογισμικού ERP ωφελεί την επιχείρησή σας

Λογισμικό ERP είναι ένα από τα πιο περίπλοκα συστήματα λογισμικού σε μια εταιρεία, αλλά είναι επίσης ένα από τα πιο ωφέλιμα.

Οι επιτυχημένες εγκαταστάσεις ERP συγκεντρώνουν μια ποικιλία συνδεδεμένων τεχνολογιών που επιτρέπουν στους οργανισμούς να εξορθολογίζουν και να αυτοματοποιούν τις δραστηριότητες, με αποτέλεσμα μια ενιαία πηγή αλήθειας σε όλη την επιχείρηση.

Η διαδικασία υιοθέτησης ERP μαστίζεται από κινδύνους όπως η ανακριβής μετάδοση δεδομένων και η έλλειψη εκπαίδευσης των τελικών χρηστών. Ως αποτέλεσμα, η επιτυχής εφαρμογή συστημάτων ERP απαιτεί ευθυγράμμιση, ενδελεχή σχεδιασμό και διαλειτουργική συνεργασία.

Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε πώς οι επιχειρήσεις μπορούν να αποφύγουν αποτελεσματικά τους κρίσιμους κινδύνους που σχετίζονται με εγκαταστάσεις λογισμικού μεγάλης κλίμακας, εφαρμόζοντας μια τυποποιημένη μεθοδολογία κατά τη διαδικασία σχεδιασμού υλοποίησης ERP.

Τι είναι το ERP;

Ενώ πολλοί άνθρωποι μπερδεύουν το ERP ως απλώς λογιστικό λογισμικό, είναι πολύ περισσότερα από χρεώσεις, πιστώσεις και εγγραφές ημερολογίου.

Με απλά λόγια, το ERP είναι μια εφαρμογή λογισμικού που ενσωματώνει (ή συνδέει) όλες τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες ή συναλλαγές σε μια ενιαία εφαρμογή λογισμικού. Ένα ενιαίο σύστημα διαχειρίζεται κάθε πτυχή του ορόφου του εργοστασίου, της αποθήκης, του λογιστηρίου, του τμήματος εξυπηρέτησης πελατών ή του διοικητικού γραφείου.

Τα συστήματα ERP (τα οποία συχνά περιέχουν «πυρήνα» λογιστικό λογισμικό και ένα γενικό καθολικό) συνήθως ενσωματώνουν διαχείριση αποθεμάτων και εφοδιαστικής αλυσίδας, επεξεργασία και αγορά παραγγελιών, διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες, κατασκευή, οικονομική αναφορά και λογιστική και άλλα.

Τι είναι η Εφαρμογή ERP;

Ένα σύστημα ERP ενσωματώνει διάφορες εταιρικές διαδικασίες, όπως χρηματοδότηση, ανθρώπινο δυναμικό, πωλήσεις και κατασκευή, για να παρέχει οφέλη όπως αυξημένη παραγωγικότητα και αποδοτικότητα. Η μέθοδος σχεδιασμού, εγκατάστασης και ανάπτυξης ενός συστήματος ERP ονομάζεται υλοποίηση ERP. Επειδή ένα σύστημα ERP υποστηρίζει και αυτοματοποιεί διάφορες εργασίες, η διαδικασία συχνά διαρκεί λίγους μήνες και είναι πολύπλοκη.

Για να διασφαλιστεί η επιτυχής εγκατάσταση, η εταιρεία πρέπει πρώτα να αναλύσει προσεκτικά τις ανάγκες της, να καθορίσει πώς να αναδιοργανώσει τις λειτουργίες για να φιλοξενήσει το σύστημα, να διαμορφώσει το σύστημα ERP για να υποστηρίζει αυτές τις διαδικασίες και, στη συνέχεια, να το δοκιμάσει σωστά πριν το διανείμει στους χρήστες. Η κατάλληλη προετοιμασία και μια τεχνική σταδιακής υλοποίησης είναι απαραίτητα για την έγκαιρη ολοκλήρωση όλων αυτών των εργασιών.

Ποια είναι η καλύτερη μέθοδος υλοποίησης;

Οι δύο πιο κοινές στρατηγικές είναι η υιοθέτηση ERP του big bang και η σταδιακή υιοθέτηση ERP.

Το πλήρες σύστημά σας συνδέεται στο διαδίκτυο με το ERP "big bang" και όλοι στην εταιρεία μας μεταβαίνουν ταυτόχρονα. Εν συντομία, φέρνετε ταυτόχρονα όλες τις ενότητες από όλα τα τμήματα online. Αυτή η μέθοδος μπορεί να μειώσει το χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης ERP, αλλά μπορεί επίσης να δημιουργήσει πιο σημαντικές διακοπές στις κανονικές επιχειρηματικές λειτουργίες και να επιβαρύνει επιπλέον το προσωπικό.

Από την άλλη πλευρά, μια σταδιακή στρατηγική θα έχει το σύστημα ERP να εισαχθεί σταδιακά, συχνά ανά μονάδα ή λειτουργική περιοχή. Αυτή η διαδικασία ανάπτυξης, συχνά γνωστή ως «προσγείωση και επέκταση», θα διαρκέσει περισσότερο, καθώς τα στοιχεία εισάγονται σταδιακά με την πάροδο του χρόνου. Αυτή η στρατηγική μπορεί να βοηθήσει το εσωτερικό προσωπικό να μειώσει τον κίνδυνο και το άγχος.

Και οι δύο προσεγγίσεις υλοποίησης ERP έχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Η ομάδα συνεργατών τεχνολογίας μπορεί να σας βοηθήσει στην ανάπτυξη της βέλτιστης στρατηγικής υλοποίησης για τις συγκεκριμένες περιστάσεις σας.

Ποιες είναι οι έξι φάσεις της υλοποίησης του ERP;

1. Ανακάλυψη και Σχεδιασμός

Ποιο ακριβώς είναι το πρώτο στάδιο της υλοποίησης του ERP; Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει έρευνα και επιλογή συστήματος, σχηματισμό ομάδας έργου και καθορισμό ολοκληρωμένων απαιτήσεων συστήματος.

Η ομάδα του έργου θα είναι υπεύθυνη για διάφορα καθήκοντα υλοποίησης, όπως η παρουσίαση του σχεδίου έργου και των ημερομηνιών στόχων, η κατανομή των κατάλληλων πόρων, η λήψη αποφάσεων προϊόντων και σχεδιασμού και η καθημερινή διαχείριση του έργου.

Ένας από τους πρώτους στόχους της ομάδας θα είναι να κατανοήσει σε βάθος τις τρέχουσες δυσκολίες, όπως οι αναποτελεσματικές διαδικασίες και οι απαιτήσεις συστήματος ERP. Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία έχει ήδη δημιουργήσει μια επιχειρηματική υπόθεση ERP. Μπορεί να έχει προσδιορίσει ευρείες επιχειρηματικές ανησυχίες και στόχους υλοποίησης, όπως ταχύτερο οικονομικό κλείσιμο, βελτιωμένη επιχειρησιακή εικόνα ή προετοιμασία για μια δημόσια εγγραφή. Αυτά μπορούν να οδηγήσουν σε πιο εκτεταμένη μελέτη, συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης των τρεχουσών ρουτινών και της συγκέντρωσης της ανάπτυξης του συστήματος.

Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, η ομάδα μπορεί να επιλέξει και να αγοράσει ένα σύστημα ERP όταν η επιχείρηση κατανοήσει ξεκάθαρα τις ανάγκες της. Μια κρίσιμη απόφαση είναι εάν θα χρησιμοποιηθεί μια λύση ERP εσωτερικής εγκατάστασης ή cloud. Αγοράζετε και εγκαθιστάτε υλικό και λογισμικό στο κέντρο δεδομένων του οργανισμού σας για μια εσωτερική λύση. Από την άλλη πλευρά, το ERP που βασίζεται στο Cloud παρέχεται συχνά ως συνδρομητική υπηρεσία προσβάσιμη μέσω του Διαδικτύου, καθιστώντας ευκολότερη την υιοθέτησή του και απαιτώντας λιγότερη εσωτερική τεχνογνωσία στον τομέα της πληροφορικής.

. Σχέδιο

Η φάση του σχεδιασμού αναπτύσσει έναν λεπτομερή σχεδιασμό για το νέο σύστημα ERP που βασίζεται σε ακριβείς απαιτήσεις και κατανόηση των τρεχουσών ροών εργασίας. Αυτή η φάση περιλαμβάνει τη δημιουργία νέων, πιο αποτελεσματικών ροών εργασίας και άλλων επιχειρηματικών διαδικασιών που χρησιμοποιούν το σύστημα. Οι χρήστες θα πρέπει να επηρεαστούν στη φάση του σχεδιασμού, επειδή έχουν την πιο λεπτομερή επίγνωση των τρεχουσών επιχειρηματικών διαδικασιών. Η συμμετοχή τους στη διαδικασία σχεδιασμού βοηθά επίσης να διασφαλιστεί ότι θα αποδεχτούν και θα χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα.

3. Ανάπτυξη

Η φάση ανάπτυξης μπορεί να ξεκινήσει αφού καθοριστούν σαφή κριτήρια σχεδιασμού. Αυτή η φάση συνεπάγεται τη ρύθμιση και, όταν χρειάζεται, την προσαρμογή του λογισμικού για την προσαρμογή των αναθεωρημένων διαδικασιών. Μπορεί επίσης να συνεπάγεται την ολοκλήρωση με οποιαδήποτε άλλα επιχειρηματικά συστήματα της εταιρείας που δεν θα αντικαταστήσει το σύστημα ERP. Η επιχείρηση πρέπει να εγκαταστήσει το απαιτούμενο υλικό και λογισμικό εάν χρησιμοποιείτε σύστημα ERP εσωτερικής εγκατάστασης.

Μαζί με την ανάπτυξη λογισμικού, η ομάδα θα πρέπει να δημιουργήσει εκπαιδευτικό υλικό για να βοηθήσει τους χρήστες να προσαρμοστούν στο νέο σύστημα. Πρέπει επίσης να ξεκινήσει τον σχεδιασμό της μετεγκατάστασης δεδομένων, η οποία μπορεί να είναι περίπλοκη, καθώς απαιτεί συχνά εξαγωγή, επεξεργασία και φόρτωση δεδομένων από πολλά συστήματα, καθένα από τα οποία μπορεί να χρησιμοποιεί διάφορες μορφές και να περιέχει διπλές ή ασυνεπείς πληροφορίες.

4. Δοκιμές

Η δοκιμή και η ανάπτυξη ενδέχεται να πραγματοποιηθούν ταυτόχρονα. Η ομάδα έργου, για παράδειγμα, μπορεί να δοκιμάσει συγκεκριμένες ενότητες και χαρακτηριστικά, στη συνέχεια να σχεδιάσει επισκευές ή τροποποιήσεις ανάλογα με τα αποτελέσματα και να δοκιμάσει ξανά. Εναλλακτικά, μπορεί να δοκιμάσει μια μονάδα ERP ενώ μια άλλη είναι ακόμα υπό ανάπτυξη. Ο αρχικός έλεγχος των θεμελιωδών λειτουργιών του λογισμικού θα πρέπει να ακολουθείται από ενδελεχή δοκιμή των πλήρων δυνατοτήτων του, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας σε ορισμένους υπαλλήλους να ελέγχουν το σύστημα για όλες τις καθημερινές τους εργασίες. Αυτό το βήμα θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τη δοκιμή των μεταφερόμενων δεδομένων και τη βασική εκπαίδευση του τελικού χρήστη.

5. Ανάπτυξη

Εργάζεστε προς αυτή τη φάση από την κυκλοφορία του συστήματος. Να είστε προετοιμασμένοι για προβλήματα, καθώς μπορεί να υπάρχουν πολλά κινούμενα κομμάτια και κάποιο μπερδεμένο προσωπικό, παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας να τα προετοιμάσετε για τη μετάβαση. Η ομάδα έργου θα πρέπει να είναι έτοιμη να απαντήσει σε ερωτήσεις, να βοηθήσει τους χρήστες να κατανοήσουν το σύστημα και να προσπαθήσει να επιλύσει τυχόν ανησυχίες. Εάν απαιτείται, ο συνεργάτης υλοποίησης θα πρέπει να μπορεί να σας βοηθήσει με προβλήματα. Οι χρήστες μπορεί να χρειαστούν χρόνο για να προσαρμοστούν στο σύστημα και να επιτύχουν τις αναμενόμενες αυξήσεις παραγωγικότητας.

6. Υποστήριξη & Ενημερώσεις

Μετά την ανάπτυξη, η ανάπτυξη του έργου ERP σας βοηθά να κρατήσετε τους χρήστες ευχαριστημένους και εγγυάται ότι ο οργανισμός θα λάβει τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, η ομάδα του έργου θα εξακολουθεί να είναι υπεύθυνη για το Σύστημα ERP, αλλά η προσοχή του θα στραφεί στην ακρόαση των σχολίων των χρηστών και στην προσαρμογή του συστήματος ανάλογα. Καθώς εισάγονται νέες δυνατότητες, απαιτείται περαιτέρω ανάπτυξη και ρύθμιση. Οι νέοι υπάλληλοι εκπαιδεύονται στο σύστημα.

Γιατί έχει σημασία?

Πολλαπλές επιχειρηματικές λειτουργίες σε μια επιχείρηση λαμβάνουν αποφάσεις που επηρεάζουν τον οργανισμό ανά πάσα στιγμή. Το ERP επιτρέπει την κεντρική διαχείριση όλων των εταιρικών τμημάτων και λειτουργιών.

Το ERP είναι μια αποθήκη πληροφοριών και μια ενιαία πηγή αλήθειας για τον οργανισμό. Απλοποιεί τη ζωή των υπευθύνων λήψης αποφάσεων και επιτρέπει στους διευθυντές τμημάτων να βασίζονται σε δεδομένα για να λαμβάνουν κρίσιμες επιχειρηματικές αποφάσεις.

Ακολουθούν οι λόγοι για τους οποίους η ανάπτυξη ERP είναι κρίσιμης σημασίας για την εταιρεία σας.

1. Λεπτομερή αναλυτικά στοιχεία

Επειδή το ERP είναι μια κεντρική βάση δεδομένων, παρέχει επίσης δυνατότητες αναφοράς. Καταγράφει κάθε δραστηριότητα των χρηστών και βοηθά τα στελέχη επιχειρήσεων στη λήψη αποφάσεων που ενδέχεται να βελτιώσουν την εταιρική λειτουργικότητα. Η δημιουργία αναφορών χωρίς ERP μπορεί να διαρκέσει πολλές ημέρες ή εβδομάδες. Οι ιστορικές αναφορές βοηθούν στη χαρτογράφηση του τι μπορεί να παραβλέπουν οι εταιρείες στην παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο. Ένας οργανισμός μπορεί να αναπτύξει αναφορές για οποιαδήποτε εταιρική λειτουργία και να εμβαθύνει για να έχει βαθύτερη κατανόηση, από τα οικονομικά μέχρι τη διαχείριση αποθεμάτων.

2. Ενισχύστε την απόδοση επένδυσης (ROI).

Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν ERP για πρώτη φορά μπορεί να πιστεύουν ότι θα είναι δαπανηρή. Ωστόσο, αφού η εταιρεία έχει περάσει από τη φάση του δέους, θα δει αξία στις επενδύσεις ERP της. Το ERP συνδέει όλες τις κρίσιμες εφαρμογές ενός οργανισμού. Οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν το ERP ως ενιαία πηγή αλήθειας αντί να πλοηγούνται μεταξύ πολλών εφαρμογών για πληροφορίες. Οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο σε μία εφαρμογή, γεγονός που μειώνει το κόστος εκπαίδευσης, εξοικονομεί χρόνο και τους δίνει μεγαλύτερη προβολή.

3. Βελτιωμένη απόδοση των εργαζομένων

Οι εργαζόμενοι απασχολούνται για να εκτελούν τις εργασίες τους και να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους. Ωστόσο, πρέπει να εκτελούν διοικητικές ευθύνες για να εγγυηθούν τη συμμόρφωση με τη διαδικασία και την ακεραιότητα των δεδομένων. Επηρεάζει την απόδοσή τους επειδή το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους αφιερώνεται σε διοικητικά καθήκοντα. Υπονομεύει το ηθικό του προσωπικού και τους εμποδίζει να εκπληρώσουν τα καθήκοντά τους. Η σωστή λύση ERP μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες λειτουργίες και να επιτρέψετε στο προσωπικό να ολοκληρώσει τις εργασίες του σε λιγότερο χρόνο.