Οι διευθυντές σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών πρέπει να αναλάβουν διάφορες λειτουργικές ευθύνες. Αυτές περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, επιχειρηματικές διαδικασίες όπως η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, η διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες και ο σχεδιασμός των πόρων παραγωγής. Δεν είναι εύκολο να χειριστείτε όλα αυτά τα επιχειρηματικά στοιχεία ανεξάρτητα ή χειροκίνητα. Η αυξανόμενη χρήση συστημάτων όπως ο προγραμματισμός πόρων επιχειρήσεων (ERP) είναι κατανοητή. Συστήματα ERP ενσωμάτωση όλων των τμημάτων της εταιρείας, με αποτέλεσμα πιο βελτιστοποιημένες ροές εργασίας και διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Τώρα που υπάρχει περισσότερος χρόνος, οι επιχειρήσεις μπορεί να επικεντρωθούν στις βασικές τους δυνατότητες.
Τι είναι το ERP;
Το ERP είναι κατά κύριο λόγο ένα πρόγραμμα που επιτρέπει εσωτερικούς ελέγχους και ισορροπίες ενώ παράλληλα εξορθολογίζει τις επιχειρηματικές λειτουργίες. Αυτό επιτυγχάνεται χρησιμοποιώντας μια κεντρική βάση δεδομένων που συγκεντρώνει πληροφορίες από διάφορα τμήματα, όπως λογιστική, παραγωγή, διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού, πωλήσεις και μάρκετινγκ (HR).
Κάθε επιχείρηση έχει καθήκοντα να ολοκληρώσει που περιλαμβάνουν πολλούς ενδιαφερόμενους με διάφορες αρμοδιότητες. Ωστόσο, γίνεται πρόκληση όταν οι πληροφορίες που απαιτούνται για την εκτέλεση διαδικασιών και τη λήψη σημαντικών αποφάσεων διανέμονται σε πολλές πλατφόρμες. Είτε οι πληροφορίες διατηρούνται σε υπολογιστικά φύλλα είτε σε λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων, οι εργαζόμενοι χρειάζονται βοήθεια για να τις βρουν και περιστασιακά χρειάζονται πρόσβαση.
Είναι εξαιρετικά δύσκολο να διατηρούνται όλοι ενημερωμένοι, δεδομένης της ποικιλίας των πηγών δεδομένων και η παραγωγικότητα και η ομαδική εργασία υποφέρουν, ειδικά καθώς αναπτύσσεται μια εταιρεία. Οι εργαζόμενοι χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να αναζητήσουν έγγραφα και μπορεί να καταλήξουν να αναπαράγουν εργασίες, καθώς δεν υπάρχει ένα μέρος όπου μπορούν να απευθυνθούν για τις πιο πρόσφατες πληροφορίες σχετικά με όλες τις πτυχές του οργανισμού που σχετίζονται με αυτούς.
Αυτό το ζήτημα επιλύεται από ένα σύστημα ERP, το οποίο συγκεντρώνει δεδομένα σε μια ενιαία βάση δεδομένων για να παρέχει στους διευθυντές και στα μέλη του προσωπικού διατμηματική ορατότητα. Επιπλέον, εξαλείφει τα προβλήματα που προκύπτουν από αντίθετες πηγές δεδομένων και τους επιτρέπει να αναλύουν διάφορα σενάρια, να βρίσκουν τρόπους βελτιστοποίησης των διαδικασιών και να παρέχουν σημαντικά οφέλη αποδοτικότητας. Ως αποτέλεσμα, το κόστος μειώνεται και οι εργαζόμενοι είναι πιο παραγωγικοί αφού αφιερώνουν λιγότερο χρόνο αναζητώντας πληροφορίες.
Πώς λειτουργεί ένα ERP;
Οι λύσεις προγραμματισμού πόρων για επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συχνά μια ενιαία βάση δεδομένων για διάφορες επιχειρηματικές εργασίες για την εξάλειψη της ανθρώπινης εργασίας και τον εξορθολογισμό των τρεχουσών εταιρικών ροών εργασίας. Οι πίνακες εργαλείων χρησιμοποιούνται συχνά σε συστήματα ERP, επιτρέποντας στους χρήστες να παρακολουθούν την αποτελεσματικότητα και την κερδοφορία εξετάζοντας δεδομένα σε πραγματικό χρόνο σε όλη την επιχείρηση. Ανάλογα με το σύστημα ERP που χρησιμοποιείτε, η λύση μπορεί να λάβει υπόψη τα επίπεδα αποθέματος, τις ημερομηνίες αποστολής και άλλους παράγοντες για να καθορίσει ποιο κέντρο διανομής μπορεί να ολοκληρώσει μια παραγγελία εγκαίρως. Χωρίς ERP, τα δεδομένα του τμήματος τμηματοποιούνται, γεγονός που περιπλέκει την πρόσβαση σε όλη την εταιρεία. Με τη βοήθεια ενός συστήματος προγραμματισμού πόρων της επιχείρησης, πολλά τμήματα μπορούν να μοιράζονται και να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα της εταιρείας σε μια ενιαία τοποθεσία.
Βασικά χαρακτηριστικά του ERP:
1. Λογιστική
Οι προϋπολογισμοί, οι προβλέψεις, το γενικό καθολικό (GL), οι πληρωτέοι λογαριασμοί (AP) και οι εισπρακτέοι λογαριασμοί (AR) είναι μόνο μερικά παραδείγματα οικονομικών δεδομένων που μπορούν να παρακολουθούνται, να αποθηκευτούν και να αναλυθούν χρησιμοποιώντας δυνατότητες λογιστικής ERP (AR). Τα συστήματα μπορεί να εκτελούν πολύπλοκες εργασίες όπως η φορολογική διοίκηση, η διαχείριση παγίων περιουσιακών στοιχείων, η αναγνώριση εσόδων και η συμφωνία πολλαπλών νομισμάτων.
2. Διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM)
Οι πληροφορίες για τις σχέσεις με τους πελάτες προστίθενται στο μείγμα όταν τα στοιχεία CRM ενσωματώνονται με συστήματα ERP, διευρύνοντας την προοπτική της επιχείρησης. Όλες οι πληροφορίες πελατών, συμπεριλαμβανομένων των επαφών, των ιστορικών παραγγελιών, των παραγγελιών αγορών και της κατάστασης προοπτικών, αποθηκεύονται σε μια ενιαία, εύκολα προσβάσιμη βάση δεδομένων.
3. Πωλήσεις και μάρκετινγκ
Η δυνατότητα πώλησης, αύξησης πωλήσεων, δημιουργίας προσφορών και παραγγελιών, πρόβλεψης, διαχείρισης προμηθειών και παρακολούθησης κρίσιμων πληροφοριών όπως περιθώρια κέρδους και αναλογίες είναι ένα άλλο πλεονέκτημα που παρέχουν τα συστήματα ERP με ενσωματωμένο CRM στις ομάδες μάρκετινγκ και πωλήσεων.
Η ικανότητα δημιουργίας περισσότερων δυνητικών πελατών, η ταχεία ανάπτυξη και υλοποίηση καμπανιών και η παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών σε όλο τον κύκλο πωλήσεων μπορεί να είναι επωφελής για τις ομάδες μάρκετινγκ.
4. Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM)
Τα συστήματα ERP παρακολουθούν το απόθεμα, τη ζήτηση, τις διαδικασίες παραγωγής, τα logistics και τη διανομή για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με την αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης στη διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού της. Οι λειτουργίες βελτιστοποιούνται με προτεινόμενες παραγγελίες εργασίας, εντολές μεταφοράς και παραγγελίες αγοράς που διανέμονται σε διάφορους ιστότοπους σε μια πλήρως αυτοματοποιημένη και συνδεδεμένη αλυσίδα εφοδιασμού.
Ο σχεδιασμός πόρων και αποθεμάτων διανομής μπορεί να επωφεληθεί από τη χρήση συστημάτων SCM. Η παρακολούθηση της εφοδιαστικής αλυσίδας σε πραγματικό χρόνο μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να βρουν σπάταλες περιοχές και να βελτιώσουν τη διαχείριση και τον έλεγχο των αποθεμάτων.
5. Ανθρώπινο δυναμικό (HR)
Το στοιχείο HR ενός συστήματος ERP λειτουργεί ως μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα για τη διαχείριση των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της χρονομέτρησης, της μισθοδοσίας, της πρόσληψης και της ενσωμάτωσης. Οι πολύπλοκες διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού, όπως οι εκπτώσεις φόρων και παροχών, μπορούν να αυτοματοποιηθούν με ενσωμάτωση ERP, εξοικονομώντας χρόνο, χρήμα και ανθρώπινο λάθος.
6. Αυτοματισμός
Η μισθοδοσία, η επεξεργασία παραγγελιών, η τιμολόγηση, η αναφορά και άλλες επαναλαμβανόμενες επιχειρηματικές λειτουργίες μπορούν όλα να αυτοματοποιηθούν με τη βοήθεια ενός συστήματος ERP. Ο αυτοματισμός επιταχύνει την εισαγωγή δεδομένων, μειώνει τα σφάλματα και ελευθερώνει χρόνο από το προσωπικό για εργασίες που προσθέτουν μεγαλύτερη αξία.
Λόγω της φύσης των συστημάτων ERP, οι πληροφορίες που εισάγονται από έναν χρήστη είναι προσβάσιμες σε όλους τους χρήστες εντός της εταιρείας. Έτσι, για παράδειγμα, όταν ένα συγκεκριμένο SKU είναι διαθέσιμο, μια μονάδα παρακολούθησης αποθέματος μπορεί να ξεκινήσει αμέσως μια αποστολή και ένα τιμολόγιο. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα αυξημένο εισόδημα και βελτιωμένη ικανοποίηση των πελατών. Ή, για να τους βοηθήσουν να λάβουν αποφάσεις, οι ηγέτες της γραμμής των επιχειρήσεων ενδέχεται να λάβουν αμέσως τα πιο πρόσφατα στατιστικά στοιχεία για τις ταμειακές ροές και άλλες μετρήσεις.
7. Ένταξη
Τα εμπόδια δεδομένων μπορεί να προκαλέσουν αναποτελεσματικότητα, χαμένες ευκαιρίες και επιχειρησιακή διαφωνία του τμήματος. Το πρωταρχικό και αναμφισβήτητα πιο σημαντικό πλεονέκτημα του ERP είναι η δυνατότητα κοινής χρήσης κρίσιμων οικονομικών, λειτουργικών και επιχειρηματικών δεδομένων σε ολόκληρο τον οργανισμό σε σχεδόν πραγματικό χρόνο από μία μόνο οπτική γωνία.
Τα συστήματα ERP παρέχουν τα μέσα για τη δημιουργία επιχειρηματικής ευφυΐας μεταφράζοντας αυτά τα δεδομένα σε αναφορές και πληροφορίες που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια εταιρεία, μεταξύ άλλων, για να ανακατανείμει τους πόρους ή να εκμεταλλευτεί νέες ευκαιρίες στην αγορά.
8. Ανάλυση δεδομένων
Η αποτελεσματική χρήση δεδομένων είναι πάντα κορυφαίος στόχος για τους CFO και άλλα εταιρικά στελέχη. Οι εργαζόμενοι μπορούν τώρα να συλλέγουν ένα ευρύ φάσμα δεδομένων χάρη στην ανάλυση δεδομένων, η οποία μπορεί να μετατραπεί σε αξιόπιστες πληροφορίες για νέες επιχειρηματικές προοπτικές και πώς να βελτιώσουν τις τρέχουσες λειτουργίες, να μειώσουν το κόστος, να εντοπίσουν απάτες και να παρέχουν καλύτερες υπηρεσίες στους καταναλωτές.
Γιατί συμβαίνει αυτό;
Πολλές εταιρείες εξαρτώνται από τεχνολογίες ERP (Enterprise Resource Planning) για να πετύχουν. Ο προγραμματισμός πόρων επιχειρήσεων (ERP) είναι το όνομα που δίνεται στο λογισμικό και τα συστήματα που χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό, τον συντονισμό και τη διαχείριση όλων των ζωτικής σημασίας παραγωγικών, οικονομικών, εφοδιαστικών διαδικασιών και άλλων επιχειρηματικών διαδικασιών. Το ERP μπορεί να απλοποιήσει τις επιχειρηματικές λειτουργίες αυτοματοποιώντας τη λογιστική, το μάρκετινγκ, τη διαχείριση έργων, τη διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες, τη διαχείριση κινδύνου και τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Ενώ μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει μια ενιαία εφαρμογή ERP, έχοντας μια πλήρη σειρά συστημάτων ERP απλοποιεί τις διαδικασίες, συνδέει κάθε τομέα της εταιρείας και επιτρέπει τη βελτιωμένη συλλογή και επικοινωνία δεδομένων. Τα σημερινά συστήματα ERP επεκτείνουν τις λειτουργίες επιτρέποντας τη συνεργασία και τις ψηφιακές λύσεις να επικοινωνούν αποτελεσματικά με συνεργάτες εκτός εταιρείας, όπως πελάτες, προμηθευτές, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα κ.λπ., αν και κάθε εταιρεία βλέπει την αξία αυτής της τεχνολογίας διαφορετικά. Τα ακόλουθα είναι μερικά κρίσιμα, περιεκτικά οφέλη που προσφέρει το ERP:
1. Πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο και βελτιωμένη αναφορά
Ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα του ERP είναι ότι λειτουργεί ως ζωτικός κόμβος δεδομένων. Μια ενιαία πηγή αλήθειας και η ορατότητα που χρειάζεστε για να λάβετε καλύτερες αποφάσεις παρέχονται από μια κεντρική τοποθεσία όπου μπορείτε να συλλέγετε, να αποθηκεύετε και να αναλύετε δεδομένα από τις δραστηριότητές σας χρησιμοποιώντας ένα σύστημα ERP. Αυτά τα κεντρικά δεδομένα επιτρέπουν σε έναν οργανισμό να αποκτά πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο και να παράγει πιο χρήσιμες αναφορές. Κάποιος μπορεί να συγκρίνει τις λειτουργίες μεταξύ των τμημάτων και να ελέγχει καθημερινά τις μεταβλητές της εταιρείας, όπως τα επίπεδα αποθέματος, για να διαχειρίζεται καλύτερα το κεφάλαιο χωρίς να απαιτεί πολλά υπολογιστικά φύλλα ή πηγές δεδομένων. Οι τεχνολογικές καινοτομίες συνδυάζουν δεδομένα με εξελιγμένα συστήματα τεχνητής νοημοσύνης για τη βελτίωση της αναφοράς αναλυτικών στοιχείων και ακόμη και την παροχή πληροφοριών σχετικά με τη ζήτηση μέσω φωνητικών εντολών. Τα δεδομένα είναι ο νέος χρυσός.
2. Προσβασιμότητα στο cloud
Αν και υπάρχουν επιλογές για συστήματα ERP εσωτερικής εγκατάστασης, cloud Λογισμικό ERP έχει αποκτήσει πρόσφατα δημοτικότητα. Η κινητικότητα, η μείωση του φόρτου εργασίας για το προσωπικό πληροφορικής και η αποκλειστική ασφάλεια δεδομένων είναι μερικά από τα βασικά οφέλη του cloud ERP. Εφόσον έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο και μια λύση ERP που φιλοξενείται στο cloud, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια κινητή συσκευή για πρόσβαση στο σύστημα οπουδήποτε. Ως αποτέλεσμα, η εργασία μπορεί να ολοκληρωθεί πιο γρήγορα χωρίς την παρουσία μελών της ομάδας.
3. Καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών
Οι πληροφορίες πελατών αποτελούν ένα κομμάτι των δεδομένων που το ERP λειτουργεί ως κεντρικός κόμβος. Πολλά τμήματα μπορούν εύκολα να έχουν πρόσβαση και να συνεργάζονται για τις απαιτήσεις πελατών όταν τα δεδομένα των πελατών αποθηκεύονται κεντρικά, με αποτέλεσμα ταχύτερους χρόνους απόκρισης, αυξημένη ακρίβεια παραγγελιών και βελτιωμένους χρόνους παράδοσης. Αντί να τηρούν υπολογιστικά φύλλα, το προσωπικό πωλήσεων μπορεί να επικεντρωθεί στην ανάπτυξη συνδέσεων με πελάτες και οι έμποροι μπορούν να σχεδιάζουν διαφημιστικές καμπάνιες με επίκεντρο τον πελάτη.
4. Αυξημένη αποτελεσματικότητα
Η αυτοματοποίηση χειροκίνητων και τακτικών εργασιών είναι ένα από τα κύρια οφέλη του ERP για τις επιχειρήσεις. Οι εργαζόμενοι μπορούν τώρα να επικεντρωθούν σε πράγματα που θα αποφέρουν περισσότερα χρήματα και βοηθά επίσης στην τυποποίηση των συνήθων εταιρικών διαδικασιών. Η βελτιωμένη πρόβλεψη ζήτησης, τα λιγότερα σημεία συμφόρησης στην κατασκευή, οι μικρότεροι χρόνοι παράδοσης, η πιο ανταποκρινόμενη και διαφανής αλυσίδα εφοδιασμού και η ανάπτυξη των επιχειρήσεων είναι όλα τα οφέλη της υψηλότερης απόδοσης.
5. Ευελιξία
Η προσαρμοστικότητα των σημερινών συστημάτων ERP είναι ένα χαρακτηριστικό που εκτιμούν πολλοί χρήστες. Οι εφαρμογές στο αρθρωτό μακιγιάζ χρησιμοποιούνται μόνες ή ως πλήρης σουίτα. Χωρίς να χρειάζεται να αγοράσει κάτι που δεν χρειάζεται, μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει τις καλύτερες εφαρμογές που καλύπτουν τις ανάγκες της. Οι εταιρείες μπορούν να εξαλείψουν τις ογκώδεις μεθόδους που έχουν χρησιμοποιήσει λόγω αυτής της ευελιξίας.
Ζητήστε ένα Demo
Χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες;
Λύσεις
